Infocopy, distribuidor oficial de Kyocera Document Solutions, líder de soluciones de impresión, sistemas de gestión de documentos y consultoría de procesos de negocio, ofrece las claves para adaptar las empresas a los nuevos tiempos gracias a la implementación de las nuevas tecnologías.

La transformación digital de las empresas se está convirtiendo cada vez más en una necesidad. Aunque implica tener que reelaborar algunos procesos internos para adaptar sus formas de trabajar, son múltiples las ventajas que ofrece. Permite crear espacios de trabajo más flexibles implantando nuevas formas de comunicación e intercambio de información entre los distintos departamentos, medir los resultados de forma más exacta gracias a las herramientas de obtención de datos o facilitar el trabajo a distancia mejorando la productividad y permitiendo horarios y lugares flexibles.

La gestión documental es uno de los pasos fundamentales para esta transformación digital de las empresas. Y es que el cambio del papel a los documentos digitales es ya una realidad en muchas empresas porque no ocupan espacio físico y son más fáciles de almacenar y gestionar, lo que permite a las compañías ahorrar en costes de almacenamiento y trabajar de forma más eficaz.

Pero, ¿cuáles son los pasos de la digitalización de archivos en un proceso de gestión documental adecuado?

– Establecer qué personas serán las encargadas y unos criterios homogéneos para el escaneo de los documentos (resoluciones, formatos,…).

– Elegir el escáner adecuado: multifuncional o escáner de sobremesa si se van a utilizar en la oficina o una aplicación para smartphone si se van a escanear documentos a distancia.

– Utilizar soluciones en la nube, que garanticen la seguridad, para almacenar los documentos digitalizados en carpetas organizadas para que su recuperación sea fácil en caso de que sea necesaria.

En definitiva, digitalizar los documentos permite a las empresas automatizar procesos administrativos, aumentando la productividad de sus trabajadores y ofreciendo una mejor experiencia a sus clientes, lo que se traduce en una mejora de sus resultados económicos.

Además, hay que destacar que las ventajas de esta digitalización no solo afectan a las áreas administrativas si no que permite, por ejemplo, conocer mejor a los clientes pudiendo diseñar campañas de marketing más específicas y eficaces.