La correcta gestión de proveedores no solo garantiza la continuidad operativa, sino que también asegura el cumplimiento normativo y fiscal. En México, donde la fiscalización es cada vez más estricta, las empresas deben implementar procesos claros y apoyarse en tecnología para minimizar riesgos. A continuación, se destacan las principales mejores prácticas:
Evaluación de proveedores
Antes de integrar un proveedor a la cadena de suministro, es fundamental realizar una validación inicial. Esto incluye:
–Revisión en listado 69 y 69 B del SAT para descartar EFOS (Empresas que Facturan Operaciones Simuladas).
–Verificación de cumplimiento de obligaciones fiscales y legales.
–Análisis de solvencia y capacidad operativa.
Comunicación constante y transparente
Una relación eficiente con proveedores se logra mediante acuerdos claros y canales de comunicación definidos. La retroalimentación periódica sobre tiempos de entrega, calidad y cumplimiento de requisitos fiscales fortalece la colaboración.
Recepción de documentos y expediente digital
La documentación (contratos, constancias de situación fiscal, REPSE, estados de cuenta bancarios, etc.) debe recibirse y administrarse en un expediente digital organizado. Esto permite acceso rápido, minimiza riesgos de pérdida de información y facilita auditorías.
Gestión de proveedores REPSE
En sectores regulados, es obligatorio validar que los proveedores de servicios especializados estén inscritos en el REPSE. Además, se recomienda llevar un control periódico de la vigencia de su registro y de la documentación que sustente el cumplimiento.
Validación de facturas
Cada CFDI debe validarse en tiempo real para confirmar que:
–El folio existe y está vigente en el SAT.
–Los datos fiscales coinciden con el proveedor registrado.
–No hay duplicidad ni alteraciones.
Aplicación del 3-Way Match
Para asegurar que las facturas a pagar correspondan realmente a bienes o servicios recibidos, se recomienda implementar el 3-Way Match:
-Orden de compra.
-Recepción de bienes/servicios.
-Factura.
Solo cuando los tres documentos coinciden, se procede al pago.
Pagos y complementos de pago
La emisión de pagos debe estar controlada para cumplir con plazos pactados y políticas internas. Además, es indispensable que se genere el CFDI de complemento de pago, garantizando la deducibilidad fiscal y evitando discrepancias contables.
Integración contable automatizada
La automatización de los registros contables a partir de facturas y pagos evita capturas manuales, reduce errores y asegura la precisión de la información que entra al ERP. Esto permite generar reportes financieros y fiscales confiables en tiempo real.
Conclusión
La gestión de proveedores eficiente integra control, cumplimiento y tecnología. Desde la evaluación inicial hasta la integración contable, cada paso debe estar soportado por procesos estandarizados y herramientas digitales que aseguren trazabilidad, transparencia y cumplimiento fiscal.
La mejor manera de garantizar estas buenas prácticas es contar con un portal en la nube con funciones automatizadas, compatible con los requisitos fiscales mexicanos y con integración a ERPs. Esta solución asegura procesos más ágiles, seguros y confiables. El Portal de Proveedores de Focaltec muestra cómo hacerlo posible.
