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La factura electrónica, y con ella la digitalización de la actividad empresarial, es una realidad en la Península Ibérica donde, tanto en España como en Portugal, su uso ha crecido exponencialmente. En este impulso ha tenido mucho que ver la obligación generalizada de su utilización en el marco de la Unión Europea en las transacciones entre empresas y las administraciones públicas (B2G), según el Estudio Situación de la Factura Electrónica en el Mundo, elaborado por SERES, empresa internacional pionera y especialista en el intercambio electrónico seguro de documentos.
En España esta obligación se adoptó en 2015 y en Portugal en abril de 2019. Además, los dos países ibéricos lideran, junto con Italia, la implantación de su obligatoriedad en las relaciones entre empresas (B2B).
Europa en cabezaEn Europa, la factura electrónica está presente en todos los países y gran parte del éxito de su uso se debe al impulso normativo por parte de los diferentes gobiernos para acelerar su implantación a través de la obligatoriedad.
En España, desde 2015, y en Portugal, desde 2019, su utilización en las transacciones B2G es obligatoria. Desde estas fechas, las Administraciones Públicas están obligadas a operar con facturas electrónicas.
Nuevo estándar europeoEn el marco de la UE, el pasado 18 de abril entró en vigor el nuevo estándar europeo de factura electrónica, UBL (EN 16931) obligatorio para las empresas europeas que facturen a las Administraciones Públicas. Con esta medida, la UE quiere impulsar un formato único de factura electrónica que simplifique y agilice la relación comercial entre las empresas europeas y extracomunitarias y poner fin a la multiplicidad de formatos que se utilizan en la actualidad. El nuevo formato, que había sido adoptado ya por algunos países, ofrece una estructura de la información que facilita el intercambio electrónico entre los países miembros y no comunitarios. De esta forma, se simplifica la forma de facturación actual.
De manera complementaria, también es utilizado internacionalmente y de forma generalizada el Proyecto de Compras Públicas Paneuropeas Online (Pan-European Public Procurement Online) PEPPOL, un conjunto de especificaciones y estándares que facilitan el intercambio electrónico de documentos de forma transfronteriza entre los diferentes países. El uso de esta red se rige por una estructura de acuerdos multilaterales que nacieron entre mayo del 2008 y agosto de 2012. Actualmente, estos requisitos son propiedad y están mantenidos por OpenPEPPOL; una asociación internacional sin fines de lucro que surgió en 2012 tras la finalización del proyecto PEPPOL.
Hacer negocios con las administraciones públicas es una importante fuente de ingresos para las empresas de toda Europa. De hecho, la contratación pública representa aproximadamente el 18% del PIB de la Unión Europea. Pero, para que sea efectiva esta contratación, la comunicación e intercambio de información entre las empresas y el gobierno debe ser rápida y económica; además de permitir la existencia de un Mercado Único Digital, en el que todas las empresas europeas puedan presentar ofertas para un contrato público, independientemente del país al que pertenezca.
Usos asociadosLa factura electrónica facilita el desarrollo y aplicación de nuevas sistemas orientados a la digitalización de la actividad económica como es, en España, la puesta en marcha, en 2017, del Suministro Inmediato de Información del IVA, SII, o del Suministro Inmediato de Libros de Información Contable de Impuestos Especiales, SILICIE, obligatorio desde el 1 de enero de 2020 para todas las empresas sujetas al pago de Impuestos Especiales (IIEE), que deben presentar sus libros contables en la Sede Electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Igualmente, con la finalidad de impulsar la factura electrónica en Portugal, la Agencia Tributaria e Aduaneira puso en marcha, en mayo de 2019, el programa Simplex +, cuyo objetivo es facilitar la creación de nuevos servicios públicos en línea, optimizar los existentes y desburocratizar la relación entre las instituciones públicas y la sociedad civil. En el marco de este programa se publicó el Decreto-Lei 28/2019, que amplió la obligación de facturar electrónicamente a las empresas no residentes en Portugal a partir del 1 de julio de 2019.
Un año decisivo para PortugalDesde el pasado 1 de enero de 2020, las empresas portuguesas cuyo volumen de negocio en el año anterior haya superado los 50.000€ estarán obligadas a usar la Factura Electrónica. Además, a partir del 18 de abril de 2020 todas las compañías del país luso con más de 250 empleados estarán obligadas a utilizar la factura electrónica en sus relaciones comerciales. En esta misma fecha también se sumarán a la factura electrónica los organismos públicos regionales y locales. De esta forma, toda la administración pública portuguesa estará operando con facturas electrónicas, tal y como se establece en la Directiva Europea 2014/55/UE.
EvoluciónComo en toda novedad tecnológica, la adopción de la factura electrónica ha vivido diferentes momentos a lo largo de su historia, cuya experiencia, aciertos y errores dibujan hoy su futuro. La compatibilidad entre proveedores, sistemas, formatos y normativas nacionales resuelta en gran medida con diferentes estándares, contribuyó a allanar el camino. En paralelo, muchos iniciaron el proceso creando portales web de facturación digital, poco amigables y tediosos. “Hoy, la tendencia de más éxito- comenta Alberto Redondo, Director de Marketing para Iberia y LATAM de SERES- viene de la mano de los proveedores de facturación electrónica, entidades reguladas que ofrecen servicios de facturación a las empresas, que garantizan la máxima seguridad, fiabilidad y trazabilidad de las facturas, incluso en sistemas mixtos que combinan soporte digital y en papel”. Estos proveedores permiten a las empresas adoptar el sistema inmediatamente sin necesidad de realizar ninguna inversión. Su eficacia es tal que algunos países han empezado a obligar o recomendar su utilización.
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