La elaboración de notas de gasto puede parecer un proceso sencillo en la gestión de las empresas. No obstante, cuando la plantilla de empleados crece, es común encontrarse con problemas y desajustes al utilizar modelos en papel o Excel al hacer el registro de los gastos.
Por este motivo, la tecnología se ha convertido en un aliado fundamental para las empresas en la gestión precisa y sin errores de la solicitud y aprobación de notas de gastos. Y el software OpenHR se presenta como una opción para simplificar esta tarea.
Claves para gestionar las notas de gasto de las empresas
Una nota de gastos es un documento que registra los gastos realizados por un empleado en el ejercicio de sus funciones laborales. Esto incluye costes de viaje, hospedaje, alimentación y otros gastos relacionados con el trabajo.
Entre las claves para gestionar las notas de gasto de manera eficaz, se encuentra prever costes. Anticipando el consumo asociado a viajes de negocios prolongados o comidas de trabajo frecuentes, es posible asegurar que la empresa disponga de los recursos necesarios y evitar sorpresas negativas. También es importante definir límites para cada categoría de gasto; por ejemplo, la comida, el transporte y el alojamiento. El objetivo de esto es controlar y optimizar los presupuestos destinados a cada partida de gasto.
Otra opción es incentivar a los empleados a enviar sus solicitudes de reembolso tan pronto como finalicen sus viajes o misiones laborales. Así, será posible acelerar el proceso y evitar atrasos innecesarios. Además, para evitar fraudes, es crucial establecer un sistema riguroso de validación y control de las notas de gasto. Una solución de gestión automatizada resulta más efectiva para prevenir y detectar posibles irregularidades.
OpenHR: un software que permite llevar el control de los gastos de los empleados
OpenHR es una aplicación de notas de gastos que permite a los empleados gestionar sus gastos de forma directa en la plataforma. Así, liberan a las empresas de la carga de manejar gran cantidad de documentación en formato físico. Con tan solo escanear y tomar una foto de las notas de gastos desde su dispositivo móvil, los usuarios pueden registrar de manera sencilla sus gastos.
Los responsables cuentan con la opción de aprobar individualmente cada gasto o realizar aprobaciones masivas para grupos específicos de gastos. Asimismo, la plataforma ofrece la posibilidad de personalizar los esquemas de gasto por grupo de empleados o departamentos, adaptándose a las necesidades de cada organización.
En conclusión, la gestión eficaz de las notas de gasto implica previsión, establecimiento de límites, agilización del proceso de reembolso y aplicación de controles adecuados. OpenHR se presenta como una herramienta útil para simplificar este proceso y mejorar la eficiencia en la gestión de gastos empresariales.
